Uma pesquisa fornecida pela Pixie Technology Inc constatou que passamos um total de 2,5 dias por ano procurando itens como telefones, controles remotos, chaves de carro e outras coisas.
Essa pesquisa mostrou ainda que substituir itens perdidos custa aos americanos US $ 2,7 bilhões a cada ano e mais da metade da população se atrasa regularmente para o trabalho ou para a escola porque estava procurando algo que não sabe onde deixou.
Além do custo alto, a desorganização pode ter um grande impacto no seu bem-estar emocional. Os dados da mesma pesquisa mostram que as pessoas que descrevem suas casas como desorganizadas ou cheias de coisas a terminar são mais deprimidas e cansadas e têm níveis mais altos de cortisol, hormônio do estresse, do que aqueles que dizem que suas casas são aconchegantes e agradáveis.
Mas, como fazer para ser mais organizado?
Você pode se livrar de coisas ou tarefas desnecessárias ou organizar tudo isso por prioridade. Assim você terá um controle maior do que possui e do que tem para fazer.
Isso vale também para o mundo digital, onde todos hoje em dia possuem muitos arquivos (fotos, vídeos, textos etc) pessoais e profissionais.
Veja agora 5 dicas para organizar sua vida pessoal e profissional
1 - CRIE NOMENCLATURAS PADRONIZADAS PARA ETIQUETAS E ARQUIVOS
Todos criamos notas sem sentido ou nomes de arquivos como "rascunho_V6" ou "ideias". Isoladamente, esses nomes de arquivos não atrapalham tanto. Mas, quando você multiplica esse hábito por centenas ou milhares, rapidamente se vê incapaz de localizar um determinado documento. Por isso, o estabelecimento de nomenclaturas padronizadas mantém você e seu espaço de trabalho organizados.
Você pode organizar seus arquivos por título, tipo, nome ou iniciais do membro da equipe ou data. Por exemplo, em vez de "rascunho_V6", você pode adicionar a data (ano + mês + dia) + Nome da Empresa + Nome do arquivo: "20200425-cliente-NomeDoArquivo".
Dicas profissionais:
Caracteres especiais (como @, #,!) Serão classificados antes dos números (0-9), que serão classificados antes das letras. O uso de um caractere especial no início de suas anotações mais importantes garante que elas sempre apareçam no topo da sua lista de anotações.
Se a classificação por data for útil, use um formato de data AAAA-MM-DD para que a ordem alfabética seja igual à ordem da data.
Jamais use acentos e caracteres especiais, como: ç, $, &, %, (), {} e etc…
2 - USE APLICATIVOS QUE INTERAGEM COM OUTROS APPS
Ao longo do dia, é comum usarmos diversos aplicativos, cada um com seu próprio conjunto de informações. Isso não afeta apenas sua produtividade, mas também aumenta as chances de você perder informações ou se perder na hora de acompanhar tudo.
Ferramentas como Zapier podem ajudá-lo a conectar seus aplicativos mais usados, para que as informações fluam automaticamente entre cada um.
Ex: Receber notificações em um canal do Microsoft Teams quando os eventos do Google Agenda começarem ou enviar arquivos do Dropbox para o Evernote ou criar cartões do Trello a partir de novas notas no Evernote automaticamente.
3 - OTIMIZE SEU ESPAÇO NA MESA DE TRABALHO
Se você não tomar cuidado, sua mesa pode rapidamente se tornar uma fonte de lixo, acumulando pedaços de papel, canetas e lanches.
Claro que tudo isso tem sua função, mas a forma como você os organiza tem um grande impacto na maneira como você trabalha.
Quanto mais bagunçada sua mesa, mais estressado e ansioso você se sentirá.
Se você precisar de dicas visuais, mantenha seus documentos e suprimentos em sua mesa, mas use um sistema com código de cores para poder acompanhar rapidamente seu trabalho.
Outra maneira de organizar sua mesa é pensar no seu fluxo de trabalho diário. Identifique os três a cinco itens que você usa mais regularmente e coloque-os ao seu alcance. Todo o resto pode ser armazenado ou guardado. Coloque “itens de entrada”, como seu computador ou telefone, à esquerda e deixe um espaço de trabalho vazio no meio. Coloque os itens de saída, como grampeadores e papelada concluída, à direita.
Entendendo isso, procure manter sua mesa apenas com o necessário e disponha cada coisa de maneira que você possa ver tudo e pegar com facilidade.
4. DEIXE O PAPEL DE LADO
Nossas vidas são cada vez mais digitais, mas o papel continua sendo uma realidade no dia a dia.
Uma pessoa, em um escritório, usa 10.000 folhas de papel por ano em média e, enquanto algumas são recicladas, uma grande maioria fica nas gavetas ou na mesa.
Infelizmente você não tem o luxo de usar o atalho "Ctrl + F" para localizar o documento em impresso.
Usar mais o digital economiza tempo e também mantem seu ambiente mais limpo, aplicativo como Evernote ajuda a manter notas de reunião, páginas da Web, lista de tarefas e muito mais, sincronizados entre seus dispositivos (Celular, Tablet, Computador), alem de ser possível digitalizar arquivos em papel usando a câmera do seu smartphone.
5. TORNAR A ORGANIZAÇÃO UM HÁBITO
Reserve um tempo para se organizar, como faria para uma reunião ou grande evento.
Bloqueie dez minutos no final de cada dia e defina um lembrete para limpar seu espaço digital e físico ou deixe uma hora às sextas-feiras para se concentrar na organização.
Quando nos organizamos, conseguimos focar nas tarefas do momento sem que tenhamos distrações, o que nos torna infinitamente mais produtivos.
Dicas profissionais:
Caminhe pelo espaço de trabalho ou em casa para reunir itens soltos. Coloque esses itens na sua caixa de entrada física ou digitalize-os para um aplicativo.
Limpe a área de trabalho do computador, limpe a pasta de downloads e esvazie a lixeira.
Veja todas as suas caixas de entrada digitais (locais onde você recebe novas informações, como seu e-mail) e arquive, exclua ou mova itens para pastas específicas.
Simplicidade leva a um pensamento mais claro
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Abs
Carlos Alberto Soares Junior
CEO na HTS Consult